Bist du bereit fürs nächste Level?

Kennst du das auch? Der Feierabend naht, und du fragst dich: Was habe ich heute eigentlich den ganzen Tag lang gemacht? Du hattest eine To-do-Liste und dir fest vorgenommen, diese effizient abzuarbeiten. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du deine Produktivität steigern kannst.

Oft handelt es sich dabei nicht einmal um wirklich wichtige Aufgaben – die stehen nämlich immer noch auf deiner Liste. Und dein Kollege? Er hat seit dem frühen Morgen an einem wichtigen Projekt gearbeitet und bringt es gerade – scheinbar völlig mühelos – zu Ende. Was macht er anders als du?

Die Produktivität zu steigern, bedeutet nicht, noch mehr Überstunden zu machen. Bei der Produktivität geht es vielmehr darum, in einer bestimmten Zeit konkrete Ergebnisse zu erreichen. Ein perfektes Beispiel für Effektivität sind Online-Meetings.

Warum du deine Produktivität steigern solltest – 3 gute Gründe

1. Weniger Stress
Du wirst schnell feststellen, dass du als produktiv arbeitender Mensch weniger gestresst bist. Du erzielst bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit. Und daraus ergibt sich schon der zweite Grund:

2. Mehr Erfolg
Dank deiner besseren Ergebnisse und deiner effizienten Arbeitsweise wirst du beruflich erfolgreicher sein. Du verzettelst dich nicht mehr, musst keine Überstunden machen und lieferst dennoch erstklassige Resultate ab.

3. Bessere Work-Life-Balance
Da du spürbar weniger Zeit für gewisse Aufgaben benötigst und Überstunden vielleicht sogar ganz streichen konntest, hast du mehr Freizeit. Und diese kannst du für dich, deine Familie, Freunde und Hobbys nutzen. Du bist ausgeglichener und hast an allem, was du tust, viel mehr Spaß. Und das wirkt sich wiederum auf deine Arbeit aus: Du arbeitest effizienter. Der Kreis schließt sich.

Die Produktivität steigern: Wo liegt der Schlüssel?

Die Antwort hört sich im ersten Moment irgendwie widersinnig an: „Weniger ist mehr!“ Was heißt das?

Arbeitest du in einem Angestelltenverhältnis? Wie gut bist du darin, „Nein“ zu sagen? Ein Kollege bittet dich um Hilfe, obwohl du selbst mehr als genug zu tun hast. Dein Chef kommt kurz vor Feierabend zu dir und überträgt dir noch „schnell“ eine Aufgabe. Du bist aber privat eingeladen und ohnehin schon spät dran. Kannst du in diesen Momenten klar und bestimmt „Nein“ sagen?

Lerne, wie du deine Produktivität steigern kannst

Bist du Selbstständiger oder Freelancer? Kannst du Prioritäten setzen, und weist welche Aufgaben wichtig sind und welche nicht? Bist du in der Lage, die weniger wichtigen Aufgaben zu delegieren und darauf zu vertrauen, dass dein Kollege oder Mitarbeiter es schon richtig machen wird?

Es gibt im Internet auch einige Tools, mit denen du deine Produktivität enorm verbessern kannst. Wenn du etwa Online-Marketing betreibst, kannst du viele Prozesse vollständig automatisieren. Zudem gibt es auch einige Apps, mit denen du deine Produktivität messen und testen kannst.

Faktoren: So kannst du deine Produktivität steigern

Wir schauen uns gleich von mir erprobte Tipps an, mit denen du deine Produktivität steigern kannst. Vorher nenne ich dir noch ein paar wichtige Faktoren, du bei der Umsetzung berücksichtigen solltest. Es gibt diverse Umweltbedingungen, die deinen Alltag mit steuern und gegen die du nur wenig ausrichten kannst.

Das macht aber nichts. Der Trick besteht darin, diese Einflussfaktoren optimal für dich zu nutzen und dennoch deine Produktivität zu steigern.

Dein Biorhythmus

Ja, im Prinzip reden wir hier von den berühmten „Lerchen“ und „Eulen“. Ich habe vor Kurzem gelesen, dass der Mensch vormittags am produktivsten ist und dann die meiste Energie hat.

Das ist für mich viel zu allgemein, und vielleicht ist es bei dir genau andersherum: Du bist morgens noch müde und verschlafen und wirst erst nachmittags so richtig munter. Ich kenne einige, denen es so geht.

Um deine Produktivität zu steigern, solltest du deinen Biorhythmus kennen. Wann kannst du dich am besten konzentrieren und besonders wichtige Aufgaben erledigen?

Pausen

Damit du deine Produktivität  steigern kannst, solltest du regelmäßig Pausen machen und diese optimal nutzen. Gehe an die frische Luft, mache ein paar Dehnübungen, um die Muskulatur zu lockern, iss einen gesunden Snack. Wenn dein Arbeitsplatz es erlaubt, ist ein Powernap von fünf bis zehn Minuten auch sehr effektiv.

Energiezufuhr

Achte darauf, dass du dich ausreichend, ausgewogen und gesund ernährst. Auch wenn du nach dem Mittagessen erst einmal in ein Energieloch fällst, erhöhst du langfristig deine Konzentration. Mache nach dem Essen einen Spaziergang, das weckt die Lebensgeister schnell.

6 Tipps, um deine Produktivität zu steigern

Hast du die drei wichtigen Faktoren im Hinterkopf, können wir uns jetzt konkret den Tipps zuwenden, die dir helfen, deine Produktivität maßgeblich zu steigern. Auf geht’s!

1. Reduziere deine Erreichbarkeit

Fluch und Segen der Technik… dank E-Mail, Internet und Smartphone sind wir praktisch immer und überall erreichbar. Diese Tatsache hat natürlich ihre guten Seiten, hindert dich aber in vielen Fällen daran, deine Produktivität zu steigern.

Mein Tipp für dich: Reduziere deine Erreichbarkeit. Richte dir jeden Tag einmal, besser zweimal eine Art „stille Stunde“ ein, in der du dein Telefon und dein Smartphone auf lautlos stellst. Jedes Klingeln, jede noch so kurze Anfrage reißt dich aus deiner aktuellen Tätigkeit heraus. Und nicht selten musst du dann wieder ganz von vorn anfangen, weil der Gedankengang abgerissen ist.

2. Setze dir Ziele und schreibe sie auf

Wer kein Ziel hat, weiß nicht, in welche Richtung er losmarschieren soll. Wie dein persönliches oder berufliches Ziel aussieht, spielt keine Rolle, aber ich möchte dir unbedingt die SMART-Methode ans Herz legen.

Mein Tipp für dich: Schreibe dein Ziel auf und achte dabei auf folgende Kriterien:

  • Specific: Definiere dein Ziel so präzise wie nur irgendwie möglich.
  • Measureable: Dein Ziel muss messbar sein, damit du dein Vorankommen nachvollziehen kannst.
  • Attractive: Dein Ziel muss erstrebenswert, also für dich attraktiv sein.
  • Reasonable: Das Ziel, das du dir gesteckt hast, muss machbar und realistisch sein.
  • Time-bound: Dein Ziel muss einen festen Termin haben.

Beispiel: „Ich arbeite jeden Tag drei Stunden am Projekt X, damit ich es am xx.xx. dem Kunden Meyer präsentieren kann.“

3. Plane deinen Arbeitstag

Fast jedes Zeitmanagement-System setzt auf Tages- und Wochenpläne sowie auf Prioritäten.

Mein Tipp für dich: Setze dich am Freitagnachmittag hin und plane die kommende Woche zumindest in groben Zügen. Feste Termine wie zum Beispiel Kundengespräche, Meetings, Arztbesuche etc. trägst du als Erstes ein, damit du darum herumplanen kannst.

Bei den Tagesplänen legst du für den jeweils nächsten Arbeitstag Zeitblöcke fest, in die du konkrete Aufgaben einträgst. Achte bitte darauf, dass du maximal 60 Prozent deiner Arbeitszeit verplanst. So hast du Luft für Unvorhergesehenes. Und denke auch an Pausen.

Wichtig: Prüfe abends, was du geschafft hast, und plane die Aufgaben, die liegen geblieben sind, für die folgenden Tage mit ein. Du wirst staunen, wie solche Pläne deine Produktivität steigern können!

4. To-do-Listen und Prioritäten

Deine To-do-Liste leitest du aus deinem Ziel und deinen Tagesplänen ab. Liste die einzelnen Aufgaben auf und entscheide, welche davon die wichtigste ist. Diese erhält die Priorität A und muss als Erstes abgearbeitet werden.

Es ist nicht ganz einfach, die Prioritäten aus dem Handgelenk zu schütteln. Aber das macht nichts, denn du kannst es lernen. Prüfe regelmäßig, ob die Prioritäten noch stimmen oder sich verschoben haben. Sind neue Aufgaben hinzugekommen? Priorisiere auch diese und legen gegebenenfalls die Reihenfolge neu fest.

5. Reduziere Ablenkungen

Damit du effektiv deine Produktivität steigern kannst, solltest du alle potenziellen Ablenkungen abschalten oder zumindest so weit wie möglich reduzieren. Beispiele:

  • Schalte Facebook aus.
  • YouTube auch – unterhaltsame Videos haben jetzt keinen Vorrang!
  • Schalte auch den E-Mail-Alert aus. Plane stattdessen feste Zeiten ein, in denen du die Mails abrufst und beantwortest. Meine Erfahrung hat gezeigt: Zweimal täglich reicht völlig aus – einmal vormittags, einmal nachmittags.
  • Überlege dir, ob du ein „Bitte nicht stören“-Schild an deine Bürotür hängst. Besprich diese Maßnahme vorher mit deinen Kollegen, damit sie sich darauf einstellen können.
  • Falls du im Home-Office arbeitest, kannst du mit deiner Familie Absprachen treffen, wann du nicht gestört werden willst. Auch hier kann ein Schild an der Tür sehr hilfreich sein.

6. Nutze den Timer deines Smartphones

Setze den Timer auf 30 Minuten und leg los. Arbeite mit voller Konzentration. Meldet sich der Timer, beende den letzten Arbeitsschritt (zum Beispiel einen Satz zu Ende schreiben) und mache dann für zehn Minuten Pause. Wiederhole diesen Rhythmus so oft wie möglich und lass dich überraschen: Deine Produktivität wird sich steigern – und zwar deutlich!

FAQ – Fragen & Antworten

Warum sollte ich meine Produktivität steigern?

Zeit ist das wertvollste Gut, das du hast. Abgelaufene Zeit kommt niemals mehr zu dir zurück. Wenn du deine Produktivität steigerst, hast du weniger Stress, mehr Erfolg und vor mehr Zeit, die du für andere Dinge nutzen kannst.

Wie kann ich meine persönliche Produktivität steigern?

Setze dir Ziele und plane vor allem deinen Arbeitstag. Eine To-do-Liste mit Prioritäten kann dir dabei sehr helfen. Reduziere Ablenkungen und schalte bei wichtigen Aufgaben unbedingt dein E-Mail-Postfach und alle Messenger auf leise, beispielsweise dein Telefon auf lautlos. Arbeite in 30 Minuten Blöcken und mache danach eine kurze Pause.

Wie kann ich die Produktivität im Büro steigern?

Verwende einen leistungsstarken Computer oder Notebook und 2 Monitore oder einen großen Monitor. Wenn du ein Notebook hast, dann verwende eine Maus und eine extra Tastatur. Benutze für deine Passwörter ein Passwort-Tool wie zum Beispiel Lastpass.

Wo finde ich weitere Produktivitäts-Tipps, die mir Zeit sparen?

Auf dieser Seite Produktivität steigern findest du bereits viele Tipps dazu. Bei der täglichen Arbeit am PC oder auch am MAC kannst du extrem viel Zeit sparen. Die Tricks sind meist sehr einfach, du musst sie aber kennen und dann natürlich anwenden.

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