Dank des Internets kannst du absolut kostenlos Online-Konferenzen durchführen. Damit kannst du dir sehr viele Kilometer, Kosten und Zeit sparen.

Eine Internet-Konferenz ist in wenigen Minuten eingerichtet. Daran können wahlweise 2 Personen oder auch gern eine Gruppe von mehreren Personen teilnehmen.

Welche kostenlosen und professionellen Tools es dafür gibt, welche Ausstattung du dafür benötigst und wie das ganze funktioniert, zeige ich dir in diesem Artikel.

Online Konferenz durchführen

Das Internet bietet uns allen geniale Möglichkeiten. Das gilt für den privaten und natürlich auch für den geschäftlichen Bereich. Bei modernen Internet-Unternehmen haben sich Online-Konferenzen längst durchgesetzt.

Immer mehr Unternehmer und auch Mitarbeiter kommen jetzt auf diesen Geschmack und das ist absolut verständlich. Sich online zu treffen, bietet viele Vorteile.

Online Konferenz durchführen
Pixabay: @geralt

Du sparst dir damit viel Zeit und natürlich auch Geld. Internet-Konferenzen eignen sich sowohl für kurze Meetings und natürlich auch für längere Diskussionen und Präsentationen.

Die technischen Grundvoraussetzungen sind sehr gering. Dir reicht dazu eine Webcam und ein Mikrofon. Etwas später in diesem Artikel bekommst du von mir dazu konkrete Empfehlungen.

Die besten Online-Tools

Jetzt möchte ich dir die derzeit besten Online-Tools für Konferenzen und Meetings vorstellen. Dabei ist es übrigens vollkommen egal, ob du die Online-Besprechung mit einem Kunden, einem Mitarbeiter oder Kollegen durchführen möchtest.

Skype

Skype ist der wohl bekannteste Klassiker für Online-Meetings und ist sowohl für private Nutzer als auch für geschäftliche Zwecke ein geniales Tool. Mit Skype kannst du dich kostenlos mit anderen Menschen auf der ganzen Welt online treffen.

Dabei kannst du frei entscheiden, ob nur dein Ton oder auch das Webcam-Bild übertragen werden sollte. Zudem kannst du über Skype Chatnachrichten schicken und so deinem Gegenüber einen Link, Anhang oder Text schicken.

Außerdem ist es möglich, deinen Bildschirm zu teilen. Über diesen einfachen Weg kannst du deinem Gegenüber eine Präsentation oder auch live ein Programm oder eine Website zeigen.

Du kannst Skype für direkte Gespräche mit 2 Personen und auch für Gruppenmeetings mit mehreren Personen nutzen.

Google Hangout

Eine sehr spannende Alternative zu Skype ist Google Hangout. Von den Funktionen sind die beiden Tools sehr ähnlich. Auch bei Google Hangout kannst du Ton und Bild wahlweise übertragen, Chatnachrichten und deinen Bildschirm teilen. Du kannst dieses Online-Tool entsprechend auch für Gruppen mit mehreren Personen nutzen.

Der große Unterschied zu Skype besteht bei Hangout darin, dass du keine extra Software benötigst. Google Hangout kannst du direkt von deinem Browser aus starten. Einzige Voraussetzung ist ein Google Konto. Dieses ist kostenlos.

Ein weiterer Vorteil von Hangout kommt in Kombination, mit dem Google Kalender zum Tragen. Wenn du in deinen Google Kalender einen Termin einträgst und hier einen Teilnehmer hinzufügst, der den Termin annimmt, ist bei diesem Termin der Hangout-Link für diese Online-Konferenz schon direkt hinterlegt.

Du kannst dieses Internet-Meeting also direkt aus deinem Google Kalender aus starten.

Zoom

Zoom ist ein weiteres Tool, mit dem du Online-Konferenzen durchführen kannst. In der Basisversion ist Zoom kostenlos. Möchtest du das volle Potenzial von Zoom nutzen, werden monatliche oder jährliche Gebühren fällig.

Dieses Tool ist absolut genial und läuft sehr stabil. Du kannst damit alles machen, wie auch bei den gerade genannten Tools. Die wichtigsten Aspekte möchte ich dir noch mal kurz auflisten:

  • Tonübertragung (auch Stummschaltung möglich)
  • Videoübertragung per Webcam (aktivieren und deaktivieren möglich)
  • 2 Personen oder auch größere Gruppen
  • Bildschirmübertragung ist möglich

Zusätzlich kannst du bei Zoom administrative Einstellungen setzen und den Teilnehmern bestimmte Rechte geben oder auch nehmen. Du kannst unter anderem bestimmten Teilnehmern verbieten, aktiv teilzunehmen (Stummschaltung). Diese können an der Besprechung lediglich passiv teilnehmen.

Grundsätzlich sind die beiden kostenlosen Tools Skype und Google Hangout absolut ausreichend. Für etwas mehr Funktionen kannst du dir Zoom einmal ansehen. 4 Augen Gespräche sind bei Zoom übrigens kostenlos. Zudem sind Online-Meetings mit mehreren Personen bis 40 Minuten pro Sitzung auch kostenlos.

Technische Ausstattung

Jetzt kennst du die Tools und deren Möglichkeiten, die du mit Skype, Hangout und Zoom hast. Jetzt möchte ich dir noch ein paar Tipps zur Ausstattung geben. Ähnlich wie auch beim Aufnehmen von Bildschirm-Videos ist folgende Ausstattung sinnvoll:

  • Mikrofon (Ton)
  • Webcam (Bild)

Dabei ist es ganz egal, ob du einen PC, MAC, ein Notebook, ein Tablet oder ein Smartphone verwendest. Falls du ein Notebook verwendest, solltest du bereits ein Mikrofon und eine Webcam an Board haben.

Hier möchte ich dich allerdings warnen und dir eine klare Empfehlung aussprechen: Wenn der Ton und das Bild schlecht ist, ist das für die Teilnehmer des Meetings eine mittlere Katastrophe und sehr anstrengend. Zudem solltest du hier bei deinem Kunden, Kollegen oder Mitarbeiter mit Professionalität glänzen.

Das Bild ist wichtig, das wichtigste ist allerdings der Ton. Dieser muss gut sein.

Mikrofon

Die einfachste Möglichkeit besteht darin, das interne Mikrofon des Notebooks zu verwenden. Falls dein Endgerät ein integriertes Mikrofon hat, solltest du unbedingt die Qualität prüfen, bevor du andere Menschen damit quälst.

Wenn du dir für deine Online-Konferenzen ein Mikrofon kaufen möchtest (was ich dir empfehle), hast du 2 Möglichkeiten:

  • Du kannst dir ein Standmikrofon kaufen. Dazu eignet sich ein sogenanntes Nierenmikrofon. Diese haben meist eine ausgezeichnete Qualität. Ich benutze selbst eines (Auna Studiomikrofon).
  • Die Alternative ist ein klassisches Headset, dass du per Kabel oder Bluetooth mit deinem PC oder Notebook verbindest.

Webcam

Meiner Meinung nach ist eine Webcam absolute Pflicht. Auch hier solltest du für eine hervorragende Qualität sorgen. Wenn du ein Notebook verwendest, hast du bereits eine Webcam integriert. Teste und überzeuge ich vorab selbst von dessen Qualität.

Ich persönlich bin hier großer Fan von den Logitech-Webcams. Diese bieten eine hervorragende Qualität. Seit einiger Zeit verwende ich die Logitech Brio 4K Webcam. Diese macht auch in etwas dunkleren Lichtverhältnissen eine sehr gute Qualität.

Tipps zum Licht: Das Licht ist ein entscheidender Faktor für die Qualität deines Webcam-Bildes. Je nachdem von welcher Seit das natürliche Licht in dein Büro kommt, kann dies sehr gut oder auch schlecht für die Helligkeit sein. Spiele dich hier einfach ein wenig und merke dir die optimale Einstellung.

Anwendungsbeispiele

Jetzt möchte ich dir noch einige Anwendungsbeispiele geben, für die eine Online-Konferenz eine geniale Lösung ist.

Home-Office

Deine Mitarbeiter arbeiten oder du selbst arbeitest im Home-Office? Dann kannst du mit diesen Möglichkeiten eine professionelle Kommunikation mit den Mitarbeitern und beispielsweise auch mit Kunden sicherstellen.

Krise (Krankheit & Beispiel Corona)

In der jüngsten Vergangenheit haben wir es selbst erlebt. Viele Mitarbeiter wurden quasi dazu gezwungen, von Zuhause im Home-Office zu arbeiten. In der heutigen technologischen Zeit ist das technisch auch überhaupt kein Problem.

Und genau für solche Situationen sind Internet-Konferenzen eine tolle Möglichkeit, wie du Meetings, Besprechungen und Kundentermine abhalten kannst.

Außendienst

Auch für den Außendienst sind Online-Konferenzen eine sinnvolle Ergänzung. Ganz klar, zur Gewinnung eines Neukunden und zur persönlichen Vorstellung fährt man natürlich mit dem Auto direkt zum Kunden und besucht ihn.

Für eilige Angelegenheiten oder kurze Gespräche, die eine Dringlichkeit haben, kannst du Online-Meetings perfekt nutzen. Du kannst etwa eine Präsentation mit deinem Kunden über den Bildschirm teilen und ihm gleichzeitig dazu eine Erklärung geben.

Austausch zwischen Geschäftspartnern

Ich persönlich nutze eines der oben genannten Tools mehrmals wöchentlich für genau diesen Zweck. Ich habe ein tolles Netzwerk und nutze diese Möglichkeit, um mit meinen Kontakten in Verbindung zu bleiben. Viele Online-Marketer machen das ähnlich.

Außerdem nutze ich und auch meine Kontakte diese Möglichkeit, um Fragen zu stellen und sich gegenseitig zu unterstützen.

Coaching und Beratung

Sehr beliebt sind Online-Meetings auch für Coachings und Beratungen. Diese müssen nur in den seltensten Fällen wirklich live und vor Ort sein. Das spart natürlich Zeit und Geld. Außerdem ist man damit einfach flexibler.

Ich habe einige Kunden, die ich persönlich bei den Themen SEO (Suchmaschinenoptimierung), Website-Optimierung und Online-Marketing unterstütze. Zu 90 Prozent mache ich diese Coachings online über Skype, Hangout oder Zoom.

FAQ – Fragen und Antworten

Wie kann ich eine Online-Konferenz durchführen?

Das ist eigentlich ganz einfach. Dazu benötigst du eine spezielle Software, wie beispielsweise Zoom. Nachdem du dich bei Zoom registriert hast, kannst du eine Online-Konferenz erstellen. Dazu bekommst du einen speziellen Meetingraum Link. Diesen verschickst du dann an alle Teilnehmer, die an der Konferenz teilnehmen dürfen. Sobald die Personen diesen Link angeklickt haben und den Raum betreten haben, kann die Konferenz starten.

Welche Online-Konferenz-Tools gibt es?

Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an Online-Konferenz-Tools. Die meisten davon kannst du kostenlos nutzen. Die derzeit beliebteste Lösung ist Zoom. Zoom ist in der Basisversion kostenlos. Die Basisversion sollte dir grundsätzlich auch ausreichen. Gute alternative Tools sind Google Meet (Hangout) oder auch Skype.

Was benötige ich, um an einer Videokonferenz teilnehmen zu können?

Du benötigst ein Mikrofon und eine Webcam. Wenn du ein Notebook hast, ist beides meist schon am Notebook vorhanden. Eine entscheidende Rolle spielt hier die Qualität. Was Live die Kleidung ist, ist online das Mikrofon und die Kamera. Ein guter Ton ist Pflicht und aus diesem Grund empfehle ich dir ein professionelles Mikrofon und eine HD-Webcam.

Welche Plattform soll ich für Online-Meeting verwenden?

Mittlerweile gibt es viele Plattformen und Online-Tools, mit denen du deine Meetings und Online-Konferenzen durchführen kannst. Meine persönlichen Favoriten sind Zoom und Google Meet. Beide dieser Dienste funktionieren sehr gut und bieten alle wichtigen Funktionen. Hier eine Liste der bekanntesten und beliebtesten Tools:

  • Zoom
  • Google Meet
  • Microsoft Teams

Wie funktioniert eine Online Konferenz?

Eine Online-Konferenz kannst du ganz einfach durchführen. Dazu nutzt du entweder Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams. Alle diese Tools funktionieren ähnlich und bieten alle wichtigen Funktionen. Nach der Anmeldung bei diesen Tools kannst du eine Konferenz erstellen. Du erhältst einen Link, mit dem man sich über den Browser einloggen kann. Mit diesem Link kannst du in den Online-Konferenzraum eintreten und auch deine Gäste oder Teilnehmer. Versende dazu den Link per E-Mail an alle Teilnehmer.

Wie kann ich den Ton bei einem Online-Meeting verbessern?

Der Ton ist bei einem Online-Meeting das wichtigste. Wenn du schlecht zu verstehen bist, ist das für alle anderen Teilnehmer sehr anstrengend. Die integrierten Mikrofone einer Webcam oder das interne Mikrofon deines Notebooks sind in der Regel nicht ausreichend. Aus diesem Grund empfehle ich dir ein externes Mikrofon. Das kann ein Studiomikrofon oder auch ein Ansteckmikrofon sein.

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